올바른 전결, 대결 표시 방법

지금은 전자결재가 보급되어 직접 수기로 결재를 하는 경우가 드물지만, 10여년 전만 해도 모든 공문서의 결재는 직접 문서를 결재판에 끼워서 들고 다니면서 부장, 과장 등의 결재 라인을 따라 직접 서명을 받았었다.

이제는 없어진 문화이겠거니 하고 있었는데, 아직도 주변 어디선가는 수기 결재를 하는 문서들이 있었고, 가만보니 전결이나 대결, 특히 전결의 경우 표시하는 방법이 전부 달랐다.

그래서 옳은 전결, 대결 표시 방법이 무엇인지 궁금해졌고, 제대로 된 방법을 알아봤다.

이미지 출처 https://www.yna.co.kr/view/AKR20090223144700052 (연합뉴스)

 

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정

우선 문서의 전결, 대결에 관한 내용에 관련된 규정은 2017년 10월 17일 시행된 행정안전부령 제12호 <행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙>에 포함되어 있다.

이 규정은 행정기관의 행정업무 운영에 관한 사항을 법적으로 규정하여 행정업무의 간소화, 표준화, 과학화, 정보화를 도모하는 한편, 각 기관 간의 협업을 촉진하여 행정 효율을 높이기 위해 규정한 것이다.

행정기관을 대상으로 명시하고 있지만 공문서의 정의에서 행정기관에서 생산한 것 외에 접수하는 모든 문서를 포함하므로 기업 등도 굳이 별도의 규정을 수립하는 것보다 이 규정에 따라 문서를 작성하고 활용하는 편이 훨씬 효율적인 셈이다.

위임전결 시 전결 표시를 하는 방법은 <행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙> 제7조에 나와있다.

제7조(문서의 결재) ① 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다.
② 영 제10조제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.
③ 영 제10조제3항에 따라 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.
④ 제2항과 제3항의 경우에는 서명 또는 “전결” 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.

 

전결 표시 방법

전결은 결재권자가 혼자 결정하여 결재한다는 뜻인데, 보통 전결이라 할 때에는 위임전결하는 경우에 사용한다. 위임전결은 상위 결재권자 하위 직급에 있는 사람이 상위 결재권자 대신 의사결정하고 결재하는 것을 말한다.

대개 기관별로 어떤 사안을 위임전결할지 위임전결규정으로 정하여 이에 따라 처리하고, 경우에 따라 일시적으로 특정 사안에 한해 최종 결재권자가 직전하위 직급자에게 전결을 명하는 경우도 있다.

일반적인 결재는 아래와 같이 한다. 직급 차례대로 자신의 서명란에 서명하면 되고, 최종 결재권자는 결재한 날짜를 쓰고 서명한다.

일반적인 결재 방법

전결 표시를 잘못 표시한 사례로 아래와 같이 표시한 경우가 가장 많았다. 교장이 최종 결재권자, 교감이 직전 하위 직급자로서 전결권자인 경우인데, 교감 서명란에 전결표시를 하고 교감은 교장 서명란에 서명했다.

가장 많이 보이는 오류 사례 (X)

이 경우 교감 서명란에 전결표시는 맞게 했지만 서명을 교장 서명란에 해서 틀렸다. 2항에 의해 전결권자인 교감의 서명란에 전결을 표시하고, 1항에서 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시하라고 했으므로 전결 옆에 결재날짜를 적은 후 그 칸에 서명해야 한다.

그리고 4항에 서명 또는 전결표시를 하지 않는 사람의 서명란은 만들지 않는다고 했기 때문에 교장 서명란은 만들지 않거나, 이미 만들어져 있어 어쩔 수 없을 때에는 대각선을 긋는 등의 방법으로 삭제를 하는 것이 맞다.

규정에 맞게 전결표시한 예시 (O)

 

대결 표시 방법

대결은 결재권자가 부재중일 때 직전하위 직급자나 특별히 사전에 지정해 놓은 사람이 대신 결재하는 것을 말한다. 사안이 중대하다면 위임전결이나 대결 보다는 결재를 미루든지 해야겠지만, 작고 간단한 사안에 대해서는 전결이나 대결할 일이 곧잘 생긴다.

대결의 경우 기본적인 방법은 전결과 똑같다. 대결하는 사람이 자신의 서명란에 대결 표시를 하고 날짜를 적은 후 서명하는 것이다. 예를 들어, 최종 결재권자인 교장이 결재를 해야하는 사안인데 교장이 출장중이라 학교를 비웠고, 전화로 물어보니 교감이 대결하여 처리하라고 한 경우라면 아래와 같이 하면 된다.

교감이 교장 대신 대결하는 경우의 예시 (O)

역시나 서명을 하지 않는 교장 서명란은 아예 만들지 않고 대결하는 사람인 교감이 자신의 서명란에 대결 표시를 하고 결재날짜를 적은 후 서명한다. 전결과 마찬가지로 이미 교장 서명란이 만들어져 있어 부득이 삭제가 어려운 경우에는 대각선을 그려서 삭제했음을 표시한다.

 

전결 사안을 대결하는 경우

때로는 이런 경우가 있을 수도 있다. 예를 들면, 교장이 교감에게 위임전결하도록 했는데, 마침 전결권자인 교감이 출장중이라 교감의 직전 하위 직급자인 부장교사가 대결을 해야하는 경우는 어떻게 해야 할까?

전결 사안을 대결하는 경우의 예시 (O)

3항에 나온대로 전결권자인 교감의 서명란에 전결 표시만 하고, 대결하는 사람인 부장의 서명란에 대결 표시를 하고 결재날짜를 적은 후 부장이 서명한다. 4항에 의거하여 이 경우에도 교장의 서명란은 삭제한다. 부득이 삭제 편집을 못하는 경우에는 대각선을 그어서 삭제했음을 나타내면 된다.

어떤 상황에도 변하지 않는 가장 중요한 원칙은 "무조건 자신의 서명란에만 서명한다"는 것이다. 전결이든 대결이든 다른 사람의 서명란에 서명하는 경우는 없다고 생각하면 쉽게 헷갈리지 않을 수 있다.

문제는, 내 직장의 그 누구도 이러한 내용을 모르고 있다면 잘못된 관행을 바르게 고치는 것은 거의 불가능한 일에 가깝다는 것이다. 자신이 건의할 수 있는 위치에 있다면 시도해 봄직하지만, 그렇지 않다면 관련 규정은 혼자서만 참고하도록 하고 내 직장의 방식을 잘 따르는 것이 좋다.